Konversi Database
Konversi database merupakan tantangan bagi seorang database engineer. Inti dari konversi database adalah mengambil data lama dari client yang kemudian memasukkan datanya ke database baru yang kita buat. Tidak ada standarisasi untuk konversi database. Pada dasarnya, ketika kita membangun aplikasi baru untuk client kita, perubahan-perubahan fitur dan entitas-entitas merupakan hal yang sering terjadi. Jika client kita sudah ada aplikasi, otomatis mereka mempunyai data lama . Sehingga data lama inilah yang akan tetap kita pakai di aplikasi baru yang akan kita bangun.
Misalnya
aplikasi lama yang dipakai client kita menggunakan database .dbf atau .mdb atau yang lainnya,
sedangkan yang aplikasi baru yang akan kita bangun menggunakan database MySQL. Masalah akan muncul karena format database lama dengan format database baru berbeda sedangkan data lama tetap diperlukan.
Untuk mengubah format, telah tersedia banyak software database converter. Tidak hanya
sampai di situ, konversi database bukanlah sekedar mengubah format database lama menjadi database
baru yang akan kita bangun aplikasinya.
Tugas seorang database engineer adalah mengeliminasi maupun
menambah tabel dan/atau field sesuai kebutuhan aplikasi. Jika ternyata ada data lama dari client
yang sudah diperlukan, maka dapat dilakukan eliminasi data. Sedangkan jika ada perubahan-perubahan,
maka ada kemungkinan penambahan tabel dan field di database baru.
Untuk melakukan hal ini, seorang
database engineer harus jeli dalam merancang database baru dan mengkonversi database yang ada.
Kesalahan data bisa berakibat fatal.
Untuk melakukan konversi database, seorang database engineer harus menjalin kerjasama yang baik di
dalam tim kerjany sekaligus dengan client. Jika memungkinkan, dokumentasi database client yang lama
bisa membantu dalam konversi database.
Salah satu hal yang harus dilakukan ketika melakukan
konversi database adalah menyusun workflow konversi database. Salah satu contoh berikut adalah
workflow konversi database:
a. Fase Pra Konversi
Tujuan
1. Membangun kesepahaman antar role
yang terkait dengan aktivitas konversi database, baik role pada internal maupun klien, mengenai
alur atau tahap-tahap yang perlu dilakukan sebelum proses konversi dilakukan.
2. Membuat panduan
dalam menentukan dan memutuskan item data yang akan dilakukan oleh proses konversi data.
3. Membantu Project Manager (PM) dalam menyusun timeline yang realistis untuk aktivitas konversi
data yang akan dilakukan oleh Database Engineer (DBE).
Aktivitas
Aktivitas yang dilakukan dalam
masa pra-konversi digambarkan sebagai berikut.
Mempelajari Aplikasi Internal (SA dan DBE)
Definisi aplikasi internal: aplikasi yang ditawarkan kepada klien, dimana database hasil konversi
nantinya digunakan oleh aplikasi ini.
Menyusun Daftar Item Data yang Bisa Dikonversi (SA dan
DBE)
Tujuan dari fase ini adalah untuk menghasilkan dokumen mengenai penjelasan item data yang
bisa dikonversi. Dokumen ini nantinya diberikan kepada klien untuk digunakan sebagai acuan klien
dalam menyiapkan data dan informasi yang diperlukan oleh Database Engineer dalam proses konversi.
Memperoleh Kontak Person (PM/SA)
Tujuan dari tahap ini:
1. Memperoleh kontak person yang
mengetahui informasi teknis mengenai database aplikasi asal.
2. Membuat kesepakatan mengenai
jalur/media informasi yang akan digunakan oleh kontak person dengan DBE guna mendukung terlaksananya
proses konversi.
Mapping Proses Bisnis (SA dan Client)
• Latar belakang
Adanya kemungkinan
perbedaan antara proses bisnis yang disupport oleh aplikasi internal dengan proses bisnis yang
berlaku di instansi klien atau proses bisnis yang disupport oleh aplikasi klien yang berjalan saat
ini.
• Tujuan
Melakukan pemetaan terhadap perbedaan proses bisnis yang ditemukan, dan
mendapatkan kesepakatan mengenai perubahan proses bisnisnya.
• Contoh kasus (aplikasi SIA)
Alur
pengambilan matakuliah saat KRS dalam tiap semester adalah sebagai berikut.
1. SIA pada Aplikasi
Internal:
membuat sesi semester -> membuat kelas -> membuat aturan kelas -> melakukan
entri KRS, dimana item KRS yang dipilih adalah item matakuliah yang ditawarkan dalam aturan kelas.
2. SIA pada aplikasi klien saat ini:
membuat sesi semester -> mengentrikan semua matakuliah
dengan paket semester tertentu ke KRS mahasiswa.
Dalam kasus tersebut, pembuatan kelas dan aturan
kelas dalam SIA bersifat wajib, sementara dalam aplikasi SIA klien tidak ada aktivitas tersebut.
Bagaimana mapping data-datanya?
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menyusun kesepakatan mengenai
hal-hal semacam ini.
Dari tahap ini dimungkinkan juga terdeteksi adanya beberapa item yang bias
dimasukkan ke dalam cakupan kastamisasi produk.
Menyiapkan Dokumen Konversi (Klien)
Berdasarkan
informasi yang diperoleh dari tahap-tahap sebelumnya, klien menyediakan dokumen-dokumen yang
diperlukan oleh DBE untuk melakukan proses konversi.
Dokumen yang diperlukan:
1. Dokumentasi
database yang relevan
2. Dokumentasi aplikasi yang relevan
3. File database yang akan dikonversi
beserta dependensinya
4. Contoh laporan/report, yang nantinya akan digunakan oleh DBE untuk
melakukan cross-check hasil konversi dengan output data yang diharapkan. Contoh laporan/report bisa
diberikan dalam bentuk:
o Dokumen laporan hardcopy
o Dokumen laporan softcopy
o Aplikasi yang
sedang digunakan, disertai dengan penjelasan alur cara mendapatkan laporannya
5. Dokumen
permintaan clean-up/pembetulan data, (jika ada).
Analisa Dokumen Konversi (Klien dan DBE)
DBE
melakukan analisa dokumen yang disediakan oleh klien. Cara yang dinilai cukup efektif adalah dengan
melakukan diskusi langsung antara DBE dengan klien/kontak person. Untuk situasi terburuk, dimana
tidak ada kontak person yang memiliki pengetahuan teknis mengenai database aplikasi klien saat ini
dan/atau tidak lengkapnya dokumentasi yang tersedia, maka DBE melakukan analisa dokumen yang
diperoleh secara mandiri (tanpa keterlibatan klien).
Diskusi Hasil Analisa DBE (SA, SD dan DBE)
System Analist (SA), System Designer (SD) bersama dengan Database Engineer (DBE) mendiskusikan
hasil analisa DBE yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya. Pada tahap ini dilakukan pengambilan
keputusan, apakah konversi memungkinkan untuk dilakukan atau tidak.
Menyusun Timelime Konversi
(PM)
Tahap ini dilakukan jika proses konversi dinilai mungkin untuk dilakukan.
b. Proses
Konversi (DBE)
Dilakukan proses konversi data oleh DBE.
Dapat ditarik kesimpulan, bahwa dalam
konversi database, kerjasama tim yang baik akan sangat membantu.